Aufbewahrungsfristen nachvollziehbar pflegen

Nicht der Dateityp, sondern die Dokumentkategorie entscheidet

Eine PDF-Datei kann Rechnung, Handelsbrief, Vertrag oder interner Entwurf sein. Ihre Endung sagt daher nichts über die maßgebliche Aufbewahrungsfrist. Das Register beginnt mit fachlich definierten Kategorien und konkreten Beispielen. Zu jeder Kategorie stehen verantwortlicher Bereich, Speicherorte, Rechts- oder Geschäftszweck und zuständige Prüfstelle. Ähnliche Dokumente dürfen zusammengefasst werden, wenn Frist, Beginn und Abschlussaktion tatsächlich übereinstimmen. Mischordner erhalten keine pauschale Zehnjahresregel. Die Einordnung wird von den zuständigen Steuer-, Rechts- und Datenschutzfunktionen bestätigt; dieser Leitfaden liefert lediglich eine Arbeitsstruktur und keine verbindliche Rechtsberatung.

Einordnung: Redaktioneller Arbeitsschritt; keine gesetzliche oder technische Vorgabe.

HGB § 257 nennt unterschiedliche Gruppen und Dauern

§ 257 Absatz 1 HGB nennt in Nummer 1 unter anderem Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse; Nummer 2 und 3 betreffen empfangene beziehungsweise wiedergegebene abgesandte Handelsbriefe, Nummer 4 die Buchungsbelege. Nach Absatz 4 gelten für Nummer 1 zehn Jahre, für Nummer 4 acht Jahre und für die sonstigen dort aufgeführten Unterlagen sechs Jahre. Für bestimmte Institute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute sieht Absatz 4 bei Buchungsbelegen abweichend zehn Jahre vor. Das Register notiert daher Absatz, Nummer, Dokumentkategorie, mögliche Sonderregel und Datum der fachlichen Prüfung statt nur des Kürzels „HGB“.

Beleggrundlage: § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

Der Fristbeginn folgt einer eigenen Regel

Nach § 257 Absatz 5 HGB beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem je nach Unterlagenart die letzte Eintragung vorgenommen, Inventar oder Bilanz aufgestellt, der Handelsbrief empfangen beziehungsweise abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Das relevante Ereignis ist also nicht automatisch Upload- oder Scanzeitpunkt. Im Register steht für jede Kategorie eine maschinen- und menschenlesbare Startregel. Ein Beispieldatum wird getestet, um Missverständnisse zu erkennen. Wird ein Beleg nachträglich berichtigt, entscheidet die zuständige Fachstelle, wie sich dies auf Frist und Nachweiskette auswirkt; die Anwendung rät hier nicht pauschal.

Beleggrundlage: § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

AO § 147 muss separat geprüft werden

§ 147 AO enthält steuerliche Aufbewahrungspflichten. Absatz 3 ordnet den Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 1 und 4a zehn Jahre, Buchungsbelegen nach Nummer 4 acht Jahre und den sonstigen aufgeführten Unterlagen sechs Jahre zu; kürzere Fristen anderer Steuergesetze bleiben möglich, kürzere außersteuerliche Fristen ändern diese steuerliche Frist nicht. Für bestimmte Lieferscheine nennt Absatz 3 ein früheres Ende. Nach Absatz 4 startet die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahrs des jeweils bezeichneten Ereignisses. Sie läuft zudem nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist bedeutsam sind. Ein Löschlauf braucht deshalb mehr als Erstellungsdatum plus Jahreszahl.

Beleggrundlage: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Personenbezogene Daten haben eine zweite Prüfdimension

Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger in identifizierbarer Form zu speichern, als es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Artikel 17 regelt das Recht auf Löschung und nennt zugleich Ausnahmen, unter anderem wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und ein Löschbegehren werden daher nicht durch eine pauschale Regel gelöst. Das Register trennt Aufbewahrungsgrund, Zugriff während der Frist und anschließende Lösch- oder Anonymisierungsaktion. Die konkrete Entscheidung gehört zur zuständigen Datenschutz- und Rechtsfunktion.

Beleggrundlage: Artikel 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten · Artikel 17 DSGVO – Recht auf Löschung

Gesetzliche Fortdauer und Rechtsansprüche getrennt dokumentieren

Für steuerlich relevante Unterlagen bestimmt § 147 Absatz 3 AO, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist keine pauschale Sperre wegen irgendeiner laufenden Prüfung, sondern eine an Steuerbedeutung und Festsetzungsfrist geknüpfte Regel. Daneben nimmt Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO Verarbeitungen vom Löschungsanspruch aus, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Die zuständige Steuer-, Rechts- oder Datenschutzfunktion dokumentiert deshalb konkrete Grundlage, Umfang, betroffene Bestände und Wiedervorlagetermin. Nach Wegfall des belegten Grundes wird die reguläre Lösch- oder Aufbewahrungsentscheidung erneut ausgeführt.

Beleggrundlage: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · Artikel 17 DSGVO – Recht auf Löschung

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• Versionen ohne Chaos verwalten — Versionskontrolle verbindet eine eindeutige Kennung mit Status, Änderungsgrund und Freigabe; Kopien dürfen nicht zu konkurrierenden Wahrheiten werden.
• Schnittstelle vor der Auswahl beschreiben — Wer Datenvertrag, Fehlerverhalten und Betriebsgrenzen zuerst beschreibt, kann Werkzeuge nach Bedarf statt nach Werbeversprechen auswählen.